Wir suchen Verstärkung - Assistenz Festjahrbüro 50% (m/w/d)

Im Jahr 2027 feiert die Zisterzienserabtei Wettingen-Mehrerau ihr 800-jähriges Bestehen – ein Jubiläum, das weit über die Klostermauern hinausreicht. Als Interreg-Projekt verbindet das Festjahr Vorarlberg und den Kanton Aargau und steht unter dem Leitspruch „non mergor – ich gehe nicht unter“. Ausstellungen, Konzerte, Vorträge, Führungen und Begegnungen laden das ganze Jahr über Gäste aus Nah und Fern ein.

Damit dieses besondere Jahr gelingt, braucht es eine Person mit Überblick, Herzblut und Organisationstalent. Sie führen das Festjahrbüro als zentrale Anlaufstelle und sorgen dafür, dass Veranstaltungen, Führungen und die große Jubiläumsausstellung im Kloster reibungslos gelingen. Eine Aufgabe mit echter Verantwortung und der Gewissheit, wichtiger Teil des Festjahres zu sein.

Ihre Aufgaben – mittendrin statt nur dabei:

Allgemeine Assistenz

• Zentrale Ansprechperson für interne und externe Anfragen von Gästen, Institutionen und Interessierten
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangskorrespondenz sowie Ablage und Dokumentenmanagement
• Unterstützung der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
• Termin- und Kalenderkoordination sowie Protokollführung bei Team- und Koordinationssitzungen
• Bestellwesen und Materialbeschaffung für Veranstaltungen und Büro
• Belegerfassung und Rechnungsprüfung

Veranstaltungen, Personaleinteilung & Führungen

• Einladungsversand, Pflege der BesucherInnen- und Kontaktdatenbank
• Vorbereitung, teilweise Vor-Ort-Betreuung und Nachbereitung von Veranstaltungen
• Planung und Einteilung des Betreuungs-, Aufsichts- und Kassapersonals der Ausstellung (Juni–Oktober 2027)
• Organisation und Verwaltung von Führungsanmeldungen sowie Koordination externer Guides
• Kassaabrechnung und Statistik während der Ausstellung

Social Media

• Erstellung von Bild- und Textmaterial sowie Betreuung von Instagram und Facebook rund um Veranstaltungen

Ihr Profil – das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung (z. B. Bürokauffrau/-mann, HAK, Verwaltungsassistenz) oder einschlägige Berufserfahrung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Veranstaltungsbereich von Vorteil
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook)
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse für den Gästekontakt
• Erfahrung im Umgang mit Social-Media-Kanälen, idealerweise inkl. Erstellung von Bild- und Textbeiträgen
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und sicheres, freundliches Auftreten – auch gegenüber Presse und kirchlichen wie institutionellen Ansprechpartner:innen
• Diskretion und Sorgfalt im Umgang mit personenbezogenen Daten
• Teamfähigkeit und Bereitschaft zur engen Zusammenarbeit mit dem Konvent
• Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität, insbesondere Bereitschaft zu Abend- und Wochenendeinsätzen bei Veranstaltungen
• Führerschein B von Vorteil
• Aufgeschlossenheit gegenüber dem kirchlich-klösterlichen Umfeld bzw. Identifikation mit dessen Werten

Was wir bieten:

• Eine verantwortungsvolle, vielseitige Tätigkeit im Zentrum eines bedeutenden Jubiläumsjahres
• Flexibles Arbeiten im Durchrechnungsmodell – ruhiger zu Jahresbeginn, intensiver während der Hauptsaison Juni bis Oktober 2027
• Homeoffice, mit erforderlicher Präsenz während der Ausstellung und bei ausgewählten Veranstaltungen im Kloster Wettingen-Mehrerau
• Einblick in die 800-jährige Geschichte der Zisterzienserabtei und Zusammenarbeit mit externen Partner:innen und dem Konvent.

Bei entsprechender Qualifikation liegt das Gehalt bei einer 100%igen Anstellung über dem KV-Mindestgehalt von € 2.340,77 brutto

Eckdaten

Beschäftigungsausmaß: 50 % (Basis Vollzeit), Durchrechnungsmodell im Jahresverlauf
Befristung:      1. Jänner 2027 bis 1. November 2027
Einsatzort:      Homeoffice bzw. Zisterzienserabtei Wettingen-Mehrerau, Bregenz
Berichtslinie:   Finanzverwaltung Zisterzienserabtei Wettingen-Mehrerau